Открывая семинар, заместитель министра науки и высшего образования РФ Андрей Омельчук отметил ключевую задачу финансового блока в университете: «Важно, чтобы финансисты управляли не только бюджетом доходов и расходов, но и ценностью, которую каждый процесс приносит университету. Когда мы будем смотреть на финансы с точки зрения результата, вуз сможет работать намного эффективнее».

В рамках мероприятия представители вузов Северо-Западного федерального округа обсудили темы, касающиеся изменения подходов к управлению финансами.

• Проректор НИУ ВШЭ Шамиль Ахметов принял участие в дискуссии о клиентоориентированном подходе в образовании.

• Заместитель старшего директора по финансовой работе НИУ ВШЭ Андрей Зизин выступил модератором дискуссии о коммерциализации и трансфере технологий.

• Директор по онлайн-обучению Юлия Ремезова рассказала о продуктовом подходе в образовании.
• Руководитель Лаборатории операционной эффективности Катарина Андреева представила инструменты бережливого офиса.

Также модераторами дискуссий выступили Дмитрий Сергеев, Николай Ушацкий, Александр Клягин, Иван Карлов, Роман Наумов и Олег Лешуков. Наталья Ватолкина помогала в организации совещания со стороны НИУ ВШЭ.

Отдельный блок программы был посвящен лучшим корпоративным практикам:
эксперты компании «Газпром нефть», Сбера, Альфа-Банка поделились опытом и кейсами, которые могут помочь университетам в процессе реализации программ развития.
По итогам работы в группах команды вузов выработали инструменты для снятия барьеров в реализации стратегии университетов.

До конца года аналогичные мероприятия будут проведены в каждом федеральном округе России. Первый семинар цикла прошел 3–4 июня в Москве на площадке Вышки.

В таком большом и сложном организме, как Вышка, бухгалтерия — это кровеносная система, без которой невозможна здоровая деятельность университета. О том, как она функционирует и развивается, «Вышке для своих» рассказала главный бухгалтер НИУ ВШЭ Елена Кравцова.

— Елена Валерьевна, расскажите о вашем карьерном пути. Как вы пришли в Вышку?

— Вся моя карьерная траектория — это высшие учебные заведения. Работать я начала экономистом, затем доросла до уровня руководителя планово-финансового управления, затем главного бухгалтера университета, и так сложилось, что в 2019 году мне сделали предложение присоединиться к коллективу бухгалтерской службы Вышки. А уже в 2022 году стала руководителем Управления бухгалтерского учета и отчетности ВШЭ.

— Какие задачи стоят сегодня перед бухгалтерией университета?

— Основное — это ведение бухгалтерского и налогового учета, своевременная оплата всех обязательств вуза, расчет и перечисление заработной платы, уплата налоговых платежей, формирование и предоставление необходимой бухгалтерской, налоговой и иной отчетности по запросу как внутренних, так и внешних пользователей.

— Какие основные вызовы вы видите в деятельности вашего подразделения?

— В первую очередь изменить отношение к бухгалтерии в целом. Чтобы нас воспринимали не просто как «калькуляторов», которые выполняют какую-то учетную функцию и усложняют жизнь коллегам, а, наоборот, как клиентоориентированную, человекоцентричную команду, работающую на общий результат.

— Что для этого уже сделано и что предстоит сделать?

— Первым этапом можно считать создание Финансовой приемной как точки очного контакта сотрудников и студентов с Управлением бухгалтерского учета и отчетности. Нам удалось отделить бухгалтеров, которые заняты ведением учета, и менеджеров, которые непосредственно коммуницируют с клиентами.

На следующем этапе ставим перед собой задачу масштабировать человекоцентричный подход в деятельности управления до каждого бухгалтера, занятого ведением учета. Мы здесь для людей, несмотря на то, что качественное и своевременное выполнение учетной функции бухгалтера является в определенной части гарантом экономической безопасности университета. Уже сегодня мы не оставляем без внимания обращения коллег из других подразделений, нередко важных и порой неотложных. И наша задача — организовать деятельности бухгалтеров на местах таким образом, чтобы в максимально короткие сроки мы могли помочь в решении каждого поступающего в наше управление вопроса, учитывая уникальные потребности и ситуации коллег.

— Какие цифровые инструменты в настоящее время вы используете в работе?

— В нашем управлении успешно функционируют роботы, которые формируют необходимые отчетные формы и направляют их в строго определенные дни заданному набору пользователей.

В ближайшее время будет внедрен программный продукт на платформе 1С, который должен существенно облегчить процесс учета движения имущества материально ответственными лицами вуза. Он позволит уйти от бумажных документов, в режиме реального времени получать актуальные сведения о том, какие матценности числятся за МОЛ, формировать в электронном виде документы по движению ценностей, подписывать их электронной подписью. Это должно сильно упростить работу, поскольку сейчас подобные документы формируются на бумаге. В настоящее время уже проводится тестирование функционала системы, имеются положительные отзывы и предложения по совершенствованию системы от пилотной группы материально ответственных лиц.

— Недавно исполнился год с момента открытия Финансовой приемной. Что изменилось с ее появлением?

— За это время приемная исполнила 47 896 заявок от 5640 клиентов. Судя по отзывам, которые мы постоянно собираем, документы начали обрабатываться быстрее, их стало проще получать. Сократилось время на оплату счетов, на подготовку документов и справок. Появилась комфортная зона ожидания для клиентов: им больше не нужно стоять в коридоре. У нас нет обеденных перерывов, можно прийти в любое время.

Если говорить о признании успеха этого проекта, не могу не упомянуть, что он стал финалистом конкурса лучших практик программы «Приоритет-2030».

Коллеги из образовательного сообщества выражают живой интерес к такому современному пространству.

— Какие глобальные тренды для вузов вы видите и как они повлияют на работу бухгалтерии?

— В первую очередь это цифровизация и автоматизация, а также централизация данных учета организаций бюджетной сферы. Внедрение таких технологий, как безбумажный документооборот, роботизация, автоматизация бухгалтерских процессов, значительно упрощает и ускоряет бизнес-процессы, делает их более прозрачными, позволяет быстрее обрабатывать данные и формировать необходимые отчетные данные для принятия верных управленческих решений.

— А что подразумевает политика централизации?

— Предполагается, что учетные данные в режиме 24/7 будут передаваться в единую технологическую платформу государственной информационной системы. Создание такого информационного пространства позволит субъектам учета однократно представлять учетные данные, а заинтересованным пользователям — оперативно получать официальные и достоверные данные о государственных финансах.

— Ведется ли работа над улучшением действующих сервисов, чтобы сотрудники и студенты еще быстрее и эффективнее взаимодействовали с бухгалтерией?

— Мы регулярно мониторим качество, сроки исполнения заявок по нашим сервисам и выявляем те моменты, которые необходимо доработать. Работаем над сокращением времени обработки запросов и упрощением процедур. Реализован дистанционный заказ документов. Теперь сотрудники и студенты Вышки могут оставить онлайн-заявку на формирование того или иного документа и затем получить его в Финансовой приемной за один визит. Регулярное проведение опросов помогает улучшить сервисы в соответствии с потребностями пользователей, помогает нам стать лучше, чтобы следующее посещение Финансовой приемной оставило только приятные впечатления.

— Внедряете ли вы искусственный интеллект в вашу работу?

— Пока это кажется зоной роста. Надо смотреть, насколько вообще ИИ применим в нашей сфере, учитывая тот факт, что у нас содержится очень много конфиденциальных, персональных данных в регистрах учета и все-таки политика безопасности должна превалировать в любом случае.

— Как вы видите идеальную бухгалтерию будущего? Чем она будет отличаться от текущей?

— Бухгалтерия будущего — это полная автоматизация всех учетных процессов. Видится, что в будущем бизнес-процессы будут гибкими, а работники смогут работать из любой точки нашей большой страны, используя облачные решения. И, соответственно, бухгалтерия будет больше заниматься анализом данных и формированием рекомендаций на основе этих данных.

— Расскажите о своей команде. Кто помогает вам успешно вести бухучет?

— Результат работы управления — труд всей команды. Я ценю каждого, с кем вместе работаю, и благодарна им за профессионализм и вовлеченность.

Только представьте, какая ответственность лежит на начальнике отдела учета расчетов по оплате труда, который должен проводить своевременно расчеты и перечисления более чем 10 тысячам сотрудников. Или на начальнике отдела учета доходов от образовательной деятельности, на плечах которого — сведения о расчетах с каждым студентом нашего огромного вуза, формирование всех справок по запросам студентов в части оплаты за обучение и многое другое.

Я могу рассказывать про каждого. В моем управлении каждый работник — не только высококвалифицированный специалист, но и личность, каждый из них участвует в создании общего результата.

— Как вы проводите свободное время и восстанавливаете силы после работы?

— Все свободное время, которого у меня не так много, я стараюсь проводить со своей семьей, с мужем и детьми.

Интервьюер: Дмитрий Соколов, заместитель директора по связям с общественностью.

В рамках встречи был продемонстрирован опыт НИУ ВШЭ в части организации технологических проектов с индустрией: показаны организационные и финансовые аспекты, тематические приоритеты, методики внутреннего отбора проектов, освещены принципы использования инструментов поддержки внутри университета. С стороны МФТИ было рассказано об опыте фандрайзинга от частных инвесторов в научные проекты вуза, которые поддерживаются университетским фондом Физтеха.

«Физтех использует market-pull-модель работы с индустрией, имея технические компетенции, так как университет заинтересован в разработке продуктов и технологий в ответ на запросы реального рынка, — объяснил Денис Айвазов, директор проектного офиса МФТИ. — Мы хотим приобрести новые навыки ведения бизнеса в области научных проектов, а также получить более четкое понимание, какие социальные проблемы могли бы решать те или иные технологические разработки. Поэтому нам интересен опыт НИУ ВШЭ в части механизмов поддержки инициативных проектов внутри университета».

Представители вузов подтвердили взаимный интерес к организации сотрудничества с индустриальными партнерами. Они также договорились о проработке проектов сотрудничества в сфере искусственного интеллекта и биоинформатики (в качестве пилотных проектов для отработки функционирования модели).

«Вышка активно интересуется опытом других вузов в части организации и работы с классическими университетскими фондами, которые организованы на средства частных инвесторов, но имеют мандат на инвестиции только в научные проекты вуза», — рассказал Андрей Зизин, заместитель старшего директора по финансовой работе. Это происходит потому, что университет стремится быть центром компетенций и лучших практик по организации проектов в области трансфера технологий. Поэтому ВШЭ заинтересована как в обмене опытом, так и в инициировании кооперационных проектов с другими научными организациями.

«Мы видим смысл в том, чтобы продолжить сотрудничество для дальнейшего обмена опытом в направлении кооперации бизнеса и исследователей в разных форматах, в том числе в организации программ ДПО и обмене знаниями по выстраиванию и реинжинирингу бизнес-процессов университета в области управления научными проектами и коммерциализацией исследований и разработок», — заявил Антон Яновский, директор ЦКРТТ.

Стратсессия стала продолжением большого диалога, проходившего в апреле этого года на базе Высшей школы бизнеса. Тогда были определены важные векторы преобразований САО, среди которых — переход к ценностному подходу, когда создание каждого проекта или инструмента работает на развитие конкурентоспособности всего университета.
Такой подход позволяет сосредоточить усилия команды на достижении целей, создающих ценность для университета, а также дать каждому сотруднику свободу для реализации своего потенциала и чувство сопричастности к общему делу.

Когда ценности управляют командой

В первой части мероприятия участники разбирали и дополняли предложенные на апрельской стратсессии ценности, на которых должна строиться система административного обеспечения. В связи с этим старший директор по правовым вопросам НИУ ВШЭ Алия Ермакова представила доклад о роли корпоративных ценностей в эффективной работе организации и поделилась опытом создания карты ценностей, разработанной сотрудниками и руководством Дирекции по правовым вопросам.

Многочисленные исследования подтверждают: стремление к общим ценностям способно объединять людей, создавая мощную силу в достижении поставленных целей. Когда сотрудник разделяет ценности компании, он готов выйти за пределы своих формальных обязанностей. Поэтому управление по ценностям (management by values, MBV) является самой продуктивной моделью, пришедшей на смену управлению по инструкциям и управлению по целям.

Для реализации данной модели необходимо в первую очередь представить ценности всем членам коллектива и показать тем или иным способом образцы реализации этих идей в поведении. При этом чем активнее позиция непосредственного руководителя, тем больше доверия возникает у сотрудников.

По итогам групповой работы участников стратсессии был создан меморандум ценностей НИУ ВШЭ, который будет использоваться в работе системы административного обеспечения и при выдвижении проектов по ее модернизации.

«Считаю, у нас с коллегами получился полезный разговор. У меня сложилось впечатление, что все понимают значимость работы в едином ценностном поле и разделяют такой подход. Мы определяли наши ценности, работая в командах, и они оказались максимально похожими, незначительные различия были только в формулировках, но не в сути. И уже в ходе мероприятия при обсуждении последующих вопросов коллеги стали ссылаться на ценности, которые мы выбрали в начале сессии. Например, ответственность, клиентоориентированность, понимание общей цели, профессионализм, вовлеченность, работа в команде и т.д. Для меня это показатель того, что ценности действительно работают, что они определяют поведение и целеполагание.

Конечно, надо понимать, что обсуждение единых ценностей — это не разовая акция. Должна быть постоянная работа как на уровне проговаривания ценностей, так и на уровне следования им. Поэтому важно, чтобы сотрудники бэк-офиса действительно осознали и начали разделять ценности, демонстрировать приверженность им в своей каждодневной работе. Без этого настоящая модернизация системы административного обеспечения невозможна».

Лучшие практики

В качестве иллюстрации ценностного подхода к преобразованиям старший директор по основным образовательным программам Анна Коровко рассказала об опыте модернизации системы административного управления образовательными программами в НИУ ВШЭ.

Цель реформы состояла в том, чтобы создать модель поддержки и сопровождения студентов и преподавателей каждой программы, работающую по единым стандартам качества, способную поддерживать постоянные изменения, запланированные в Программе развития, и не зависящую от уровня доходности факультета. В соответствии с данными целями была выработана модель компетенций (ценностей) работника учебного офиса, которая включает в себя: клиентоориентированность; знание нормативной базы (федеральной и локальной); владение и готовность осваивать новые цифровые инструменты; ориентированность на результат (в срок и качественно); знание английского языка. Каждая из компетенций оценивается и измеряется, а результаты влияют на общие показатели качества работы учебных офисов. При этом если до 2022 года оплата труда работника зависела от его должности и личных показателей эффективности, то сегодня она зависит от КПЭ факультета и пула порученных работнику задач.

«Переход от управления по факультетам к управлению по программам состоялся в Вышке десять лет назад. Благодаря новой на тот момент системе управления и подходам к поддержке качества административных процессов нам удалось усилить конкурентоспособность программ высшего образования. Сейчас наша система учебных офисов и команда академических руководителей готовы оперативно реагировать на любые изменения, что важно для инновационного университета, не прекращающего свое развитие.

Несмотря на десятилетнюю историю, у нас много задач впереди. Один из важных векторов в трансформации системы администрирования образовательной программы — перевод сервисов для студентов и преподавателей в электронный вид и внедрение инструментов искусственного интеллекта в обработку запросов пользователей. Уже в конце 2024 года нас ждет пилотирование новых сервисов».

Еще одним успешным кейсом, реализованным с учетом ценностного подхода, поделилась главный бухгалтер НИУ ВШЭ Елена Кравцова. В своем выступлении она рассказала о реализации проекта Финансовой приемной НИУ ВШЭ, который стал победителем конкурса лучших практик программы «Приоритет-2030».

Задачей проекта было перенести все очное взаимодействие с бухгалтерской службой университета в единую клиентоориентированную среду. Решением стало разделение службы на бэк-офис (бухгалтеры и экономисты) и фронт-офис (менеджеры, решающие максимальное количество запросов пользователей на месте). В результате в Вышке появилось красивое и удобное пространство для очного взаимодействия сотрудников и студентов с финансовым блоком, с удобной навигацией, электронной очередью, доброжелательными специалистами и обратной связью.

В рамках реализации проекта удалось на 20% сократить средний срок оказания услуг, на 50% — срок оплаты счетов и повысить удовлетворенность клиентов с 3,9 балла до 4,9 по пятибалльной шкале.

«Разделение финансовой службы на части — клиентскую, где работают менеджеры, и операционную, где работают бухгалтеры, — дало большой положительный эффект. Для клиентов значительно повысился комфорт взаимодействия с нами, бухгалтеры же, в свою очередь, получили возможность сосредоточиться на качестве учета и анализа операций на наличие потенциальных рисков. Следующим этапом развития этого направления станет объединение с Единой приемной и создание полноценного МФЦ, в том числе с учетом кампусов. Очень приятна была поддержка и позитивная реакция участников стратегической сессии, которые высоко оценили наш проект».

Четыре кампуса — один университет

Главной темой второй части стратегической сессии стало обсуждение болевых точек в функционировании бэк-офисов кампусов. Заместитель директора по экономике и финансам питерской Вышки Николай Заривной подробно рассказал о существенном отставании программного обеспечения кампусов и последствиях этого. В связи с высокой трудоемкостью рутинных операций происходит рост затрат, а значит, и выгорание персонала. Ручные операции ведут к ошибкам, задержкам и общему снижению качества работы. Поддержка и обновление множества не связанных между собой систем, нормативных документов влекут серьезные финансовые затраты. А разрозненность ПО усложняет внедрение новых сервисов и приводит к задвоению затрат. При этом каждый кампус имеет свои уникальные бизнес-процессы, методологические, организационные и аналитические отличия, что затрудняет создание общей системы.

Решением данных проблем должна стать разработка единой стратегии автоматизации САО, учитывающая потребности всех четырех кампусов Вышки, стандартизация бизнес-процессов и ПО и эффективный обмен данными между кампусами.

«Проблема разницы в уровне программного обеспечения бэк-офисов в Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде и Перми по сравнению с Москвой очень серьезна и требует пристального внимания и совместной работы специалистов всех кампусов. Только в 2023 году благодаря усилиям проректора НИУ ВШЭ Шамиля Ахметова и его команды были сделаны первые шаги в направлении решения этого вопроса, что заметно сократило разрыв и позволило глубже оценить масштаб проблемы.

Стратегическая сессия с участием ключевых руководителей и специалистов всех кампусов и направлений деятельности бэк-офиса, на мой взгляд, достигла своей цели — удалось начать открытый и конструктивный диалог между всеми членами команды.

Несмотря на сложность и многогранность проблемы, все участники сессии смогли прочувствовать ее в деталях, найти общий язык и составить единую картину ситуации. Я уверен, что инициативы совместной работы кампусов в области управления и построения корпоративных информационных систем, которые были выработаны на сессии, а также проект по перестроению бэк-офиса в духе “Четыре кампуса — один университет” по аналогии с популярным сервисом “Госуслуги”.